I negozi di assistenza e riparazioni si trovano spesso ad affrontare un accumulo di incarichi da realizzare e poche volte sanno come organizzarsi nel migliore dei modi. Questo articolo vuole dare alcuni consigli pratici per organizzare il lavoro accumulato in maniera semplice, efficiente e soddisfacente per il cliente.
Prima di analizzare questo tema dobbiamo specificare che per accumulo di lavoro non s’intende solo il lavoro che non si è ancora iniziato a fare. Bisogna considerare anche le cose che sono state lasciate a metà.
Una delle ragioni principali perché il lavoro si accumuli in un’impresa di riparazioni è l’improvvisazione al momento di realizzare un compito, causata soprattutto da una pianificazione inadeguata, senza nessun tipo di metodologia gestionale per la definizione delle priorità e dell’operativo da mettere in atto.
Gli esperti in materia di routine lavorativa indicano che la scarsa specificazione della titolarità dei responsabili di ogni compito è una delle cause che comportano che il lavoro si organizzi in maniera erronea, per cui i lavori più importanti sono relegati ad un secondo momento e quindi tendono ad accumularsi.
I superiori devono stabilire:
- Chi riceve gli ordini e chi si occupa della riparazione.
- Una regola secondo la quale gli ordini si eseguono per data di consegna.
- Una scala di priorità, destinando le prime ore della giornata alla pianificazione del lavoro da portare a termine.
- Raggruppare, nell’arco della giornata gli oggetti simili da riparare.
- Un archivio che indichi quali lavori devono essere fatti con urgenza e quali possono aspettare.
- Contrassegnare l’oggetto da riparare con un codice che ne indichi il tempo necessario per la riparazione e con un altro che ne indichi l’urgenza.
Seguendo questi pochi consigli si può migliorare enormemente l’efficienza di un servizio di riparazioni, rispettando i termini di consegna e quindi mantenendo i clienti sempre soddisfatti.