La mancanza di organizzazione presente in molte imprese di riparazioni implica una perdita di tempo e uno sforzo extra che provoca a sua volta una mancanza di efficienza e di produttività. L'organizzazione è necessaria in tutti gli ambiti però c'è un aspetto rilevante che richiede un aggiornamento costante ed è quello della lista dei materiali utili.
La lista dei materiali permette di conoscere in maniera dettagliata tutti i componenti necessari per realizzare un determinato prodotto, e ci permette di definire ordinatamente la quantità di materiale di cui già disponiamo, il prezzo e le caratteristiche.
Seguendo una serie di consigli basici avremo una lista di materiali ben ordinata. Il primo, e il più importante, è installare un sistema che contenga un'applicazione utile per svolgere questo compito, che si possa aggiornare quotidianamente e che ci permetta di ripassare tutti i materiali presenti per poterli poi inserire correttamente nel nostro sistema.
Si inizia dai materiali più importanti e usati con più frequenza. Non è necessario inserire nel sistema materiali ed oggetti più piccoli e meno usati, almeno all'inizio, però è consigliabile farlo poco a poco.
È importante gestire bene le variazioni nella nostra lista di materiali, tenerla perfettamente aggiornata per avere così registrata qualsiasi variazione. Non bisogna dimenticare di cancellare dalla lista qualsiasi cosa non sia più usata.
La lista dei materiali dev'essere una parte fondamentale nell'organizzazione del negozio affinché si possa convertire nel tempo in un compito basico e fondamentale per l'azienda e che sia gestito da persone specifiche in quanto necessarie per il suo corretto controllo e funzionamento.
Le principali funzioni che deve avere un'applicazione dedicata alla lista di materiali sono:
- lista del materiale: sono tutte le parti e gli elementi di un prodotto
- sostituzioni: elementi che possono supplire ad altri
- relazionati: prodotti vincolati tra di loro
- acquisto: principali fornitori
- rifornimento: nuovi componenti
- terzi: clienti che hanno comprato il prodotto
- prezzo: costo del prodotto
La corretta ottimizzazione di un determinato settore permette di ottenere un beneficio generale per tutta l'impresa.